Deverá ser inserido novo pedido no balcão e associar a fatura, no pedido de pagamento, quando for solicitado o comprovativo da despesa.
Só ter o contrato não é suficiente. O contrato tem de estar associado à despesa no pedido de pagamento. 

Deverá ser apresentado um pedido de pagamento se a despesa estiver paga. 
Se a fatura não estiver liquidada, poderá ser efetuado um pedido de adiantamento contra fatura e posteriormente, com o pagamento da mesma, efetuada a regularização da fatura através de um pedido de pagamento. 

Deverá anular esses 2 pedidos e fazer um novo até à data que pretender submeter.

Deverá ser efetuada a comunicação da data fim, na Execução Física, à semelhança do que foi feito aquando da Comunicação de Data de início, e respetiva justificação.

O pedido de reembolso deve apresentar as despesas pagas e incorridas nesse período e devem ser enviadas evidências físicas de ações realizadas nesse período que justifiquem as despesas de vencimentos apresentadas.

O número do contrato aplica-se apenas no caso dos contratos que estão sujeitos à Contratação Pública. Nos restantes casos não se aplica e células respetivas devem ser deixadas em branco.

Deve registar-se o valor pago ao trabalhador e depois as guias da segurança social e ticket de subsídio de refeição ou alternativamente deve-se colocar o valor bruto e depois colocar apenas as transferências (transferência para o trabalhador, transferência para a segurança social, transferência da compra de tickets). As duas formas são válidas. Facilita estar conforme a lógica da contabilidade da organização. Comprovativos de despesa e de pagamento fazem prova dos respetivos montantes transferidos.  

Número de projeto interno é o número que o promotor atribui internamente ao projeto. Pode ser utilizado o número do código da operação. 

• NIF Parceiro Beneficiário: NIF Promotor 
• Número do contrato: aplicável em caso de Contratação Pública 
• CRII: não preencher 
• Suspensas: não preencher 

Esses números são os números em que cada despesa ou pagamento estão registados na contabilidade da Associação. O contabilista deverá fornecer esses números.

A data a colocar é a data que vem no extrato relativamente à despesa em causa – comprova a data da transferência/pagamento. Nota: para todas as despesas da amostragem deve ser anexado o extrato.

No pedido de reembolso (PR) de Outubro só poderão incluir despesas pagas. Assim a data que conta para o período do PR é a data de pagamento. Se o período do PR vai até 31/out, esta despesa só poderá ser considerada no PR seguinte. 

Nem todas as linhas têm que estar preenchidas (por ex, a coluna CRII não se aplica). Nota: no caso de fornecedores estrangeiros, o campo do NIF deve estar preenchido e deve ser colocado um “E” antes do número. 

No separador onde é feita a importação do template excel existem duas tabelas. Na primeira diz se o ficheiro está pendente (O ficheiro está em processamento, não sendo possível ainda ver o estado do ficheiro).  Quando deixar de estar em processamento, na 2ª tabela, diz se há erros ou não, podendo consultar os resultados e atuar em conformidade.

O ajustamento entre rubricas é possível, sempre que não sejam ultrapassados os limites e regras definidas em Aviso e não se exceda o valor total aprovado em candidatura. 

Os Fundos de Compensação não são despesas elegíveis no âmbito do FSE, pelo que não podem ser colocadas no pedido de reembolso.

O relatório de execução física (modelo enviado pelo FatorC) deve ser anexado em cada PRI (Pedido de Reembolso Intermédio). Aconselha-se a submissão do mesmo relatório atualizado com informação do período em causa em cada pedido de reembolso. Este procedimento facilita e acelera o processo de validação das despesas associadas às atividades.

Os comprovativos (documentos que comprovam a realização de cada despesa) devem ser anexados apenas para as despesas que saírem na amostragem. Documentos a apresentar: 

1. Documento de despesa
2. Extrato bancário (atesta o pagamento efetivo)

Deve ser anexado o mapa de KM que comprova a deslocação da equipa do projeto, o qual deve conter informação sobre o itinerário, datas de deslocação, RH que efetuou a deslocação, montante associado – 0,36€/km (quando se trata de viatura particular) ou 0,11€/km (quando se trata da viatura da organização).

Devem ser anexados para o pedido de reembolso (PR), o seguinte conjunto de documentos justificativos: 

• Quadro mensal das despesas com RH – Enviar um quadro mensal (ficheiro excel) com o valor detalhado das várias despesas constantes no recibo de vencimento – tais como: vencimento, Segurança Social, medicina no trabalho, etc. (uma coluna por despesa) – e anexar no último separador “Documentos”; 
• Taxas de Afetação dos RH – Caso existam variações nas taxas de afetação dos RH, estas não devem ser superiores a 25%. Será necessário apresentar a justificação dos cálculos da taxa de afetação. Caso a despesa saia na amostragem, pode feito o upload no respetivo campo, ou pode ser anexado no último separador “Documentos”; 
• Segurança Social – para comprovar o pagamento da Segurança Social deverá ser apresentada a Guia da Segurança Social (inclui os 11% constante nos recibos de vencimento + os 22,3% pagos diretamente à Segurança Social).  

Para as despesas com encargos gerais, deverá ser apresentado o método/forma de cálculo que justifica a imputação dos mesmos ao projeto. Caso a despesa saia na amostragem, pode ser feito o upload no respetivo campo, ou pode ser anexado no último separador “Documentos”.

Normalmente, para transferências conjuntas basta enviar os documentos comprovativos da transferência e extrato bancário. Caso a CCDR questione, deverá ser enviada uma explicação.

Deverá ser apresentada a Guia de pagamento da Segurança Social, com o montante global e os valores dos RH respetivos discriminados. 

As evidências físicas da participação no território devem ser anexadas em “Documentos” – constitui uma boa prática submeter um Relatório de Execução Física no final de cada ano civil (PRI). Devem ser apresentadas evidências das atividades realizadas no período a que reporta o pedido de reembolso (ex: folhas de presenças com alguns dados nominativos dos participantes – data nascimento, idade, nacionalidade – depende do público com quem estamos a trabalhar), garantindo o cumprimento do RGPD. 

Também as evidências das moradas dos destinatários devem ser anexadas em “Documentos” – devem ser apresentadas declarações comprovativas de autoridades competentes, tais como, Juntas de Freguesia, Segurança Social; Declarações das escolas (com alguns dados genéricos das crianças). Nota: declarações das entidades beneficiárias não são válidas. 

A Execução Física deve ser preenchida em cada pedido de reembolso antes de submeter a execução financeira (i.e., a execução física deve estar com a informação atualizada do período de reporte do pedido de reembolso para que a CCDR possa validar). Contudo, só deverá submeter a execução física no último pedido de reembolso de cada ano civil (ou seja, quando fizer um pedido de reembolso intermédio).

1. No Separador “Contratos”: devem ser registados todos os contratos – uma linha para cada contrato sujeito ao CCP (não aplicável no caso de Regime Simplificado);
2. No Separador “Amostragem”: deve ser efetuado o upload da check-list e da respetiva documentação de suporte ao CCP (apenas dos documentos que saírem na amostra). Nota: Pontos 7 e 10 da check-list deve ser cumprido – aplicável apenas para os Regimes Ajuste Direto Geral e Consulta Prévia;
3. As entidades não adjudicantes devem anexar documentação comprovativa (balancete, etc.) no separador “Documentos”.

O contrato de cedência de espaço deve obedecer às regras do CCP. Os contratos de arrendamento, pelo contrário, não estão sujeitos ao CCP. 

As entidades beneficiárias ficam obrigadas a organizar um processo técnico da operação cofinanciada, sempre atualizado e disponível, de onde constem os documentos comprovativos da execução das ações e dos resultados aprovados, podendo os referidos processos ter suporte digital. 

A informação deve ser colocada periodicamente no dossier, de modo a garantir a organização da mesma e para futuras Verificações Locais e Auditorias. 

A ficha de projeto deve estar preenchida no respetivo site da entidade promotora conforme as regras de comunicação.

Tendo a contratação ocorrido numa data posterior à data de início aprovada, esta será a data de início do projeto a comunicar no Balcão. Nesse sentido poderá efetuar um pedido de alteração para que a operação fique em conformidade com as datas atuais (reais). Nos casos em que a contabilização do 30 meses ultrapasse a data 31.12.2023, a respetiva operação terá necessariamente um menor número de meses, tendo em conta a obrigatoriedade de todas as operações estarem concluídas até 31.12.2023. 

No pedido de reembolso, deve ser apresentado para o posto de trabalho contratado, referido na alínea d) do nº 1 do artigo 6º da Portaria – Desempregados inscritos no IEFP, I. P., independentemente do tempo de inscrição, o seguinte documento: 

• Declaração do IEFP atestando que o trabalhador se encontra inscrito como desempregado e tem enquadramento na Portaria nº 52/2020 

A declaração do IEFP deverá incluir a indicação de que o desempregado se enquadra nas subalíneas i), ii), ou “numa das subalíneas iii) a xii)” da alínea d), nº 1 do artigo 6º da Portaria 52/2020, de 28 de fevereiro”, sendo que para estas últimas não é necessário especificar uma subalínea concreta. 

Estas declarações devem ser solicitadas presencialmente no serviço de emprego da respetiva área de residência da pessoa a contratar. 

Através do IEFP/SS (Segurança social) – organismos que validam esta situação.
Contratação – ou está inscrito no IEFP ou não faz descontos para a SS há mais de 6 meses. 

Relativamente à execução física, o separador “Participantes” deverá ser preenchido (e não submetido) com os dados do posto de trabalho contratualizado. A Submissão da execução física só deve ocorrer no pedido de reembolso intermédio (último pedido de reembolso do ano civil). 

A declaração face ao emprego à data da contratação é a declaração da Segurança Social. 

No Balcão 2020, separador “Participantes”, separador que corresponde aos dados das pessoas que contratadas, os campos deverão ser preenchidos da seguinte forma: 

– Número do Processo Interno > Poderá colocar o nº candidatura.  

– Situação face ao emprego: Desempregados DLD = desempregados à procura de emprego há menos de 12 meses, contando este prazo a partir da data de inscrição nos centros de emprego  

– Data início situação face ao emprego > colocar a data de início do contrato de trabalho com o promotor  

– Situação do Participante > “em apoio”. 

Devem ser tidos em conta os indicadores de realização e de resultado contratualizados em sede de candidatura. “Serão objeto de contratualização e monitorização as metas previstas pelo beneficiário e aceites pela Autoridade de Gestão em sede de decisão” (ponto 18, Aviso). 

Número de postos de trabalho que se mantêm 6 meses após o mês de conclusão da operação/Nº de postos de trabalho criados no âmbito da operação X 100. O valor mínimo não poderá ser inferior a 100%, quando esteja em causa a criação de 1 posto de trabalho e 50%, nos restantes casos, devendo arredondar-se o resultado de modo a considerar no numerador nº inteiro de postos de trabalho (Ex.: 1 PT = 1/1= 100%; 2 PT = ½= 50%).

Os projetos a financiar devem contribuir para os indicadores de realização (Número de Postos de trabalho criados) e de resultado (% Postos de trabalho criados que se mantêm 6 meses após o fim do apoio). Os indicadores são objeto de contratualização e monitorização ao longo do projeto/apoio (ver art.º 18, Aviso de Candidatura). “O incumprimento das obrigações, incluindo os resultados contratados, pode determinar a redução ou revogação do incentivo, nos termos do artigo 15.º do RE ISE e do artigo 23º do Decreto-Lei n.º 159/2014, de 27 de outubro, na sua atual redação e a restituição a que haja lugar” (art.º 19, Aviso).

O apoio aos postos de trabalho é concedido também em função das necessidades da empresa, no momento da submissão da candidatura. A alteração de uma função para outra totalmente diferente, sem que seja devidamente justificado, poderá significar a revogação do apoio. Deve ser tido em atenção também que o apoio é concedido em função do tipo de pessoa a contratar, a remuneração base e os meses de apoio. 

Os campos do separador Entidade devem ser preenchidos com os dados da Empresa. 

Nota: a execução física deve ser preenchida de acordo com o período do pedido de reembolso e não submetida. Só há lugar à submissão da Execução Física quando for o pedido de reembolso intermédio (último pedido de reembolso do ano civil).

No separador onde é feita a importação do template excel existem duas tabelas. Na primeira diz se o ficheiro está pendente (O ficheiro está em processamento, não sendo possível ainda ver o estado do ficheiro).  Quando deixar de estar em processamento, na 2ª tabela, diz se há erros ou não, podendo consultar os resultados e atuar em conformidade.

O template excel das despesas deve conter a seguinte informação: 

– CRI e Suspensas> não preencher 

– Vencimento > Apesar do vencimento ser pago em 2 vezes, deve apenas ser apresentado 1 linha com o valor total e efetuar upload dos 2 comprovativos de pagamento 

– TSU > Este movimento deve refletir o valor da despesa que a organização tem com a segurança social, não podendo estar a 0s. 

Nota: todos os campos do template excel das despesas devem estar em formato TEXTO. 

Deve ser colocado o montante de vencimento e a respetiva segurança social. 

Geralmente, para entidades com fins lucrativos, a taxa contributiva é 34,75%. Sendo que 23,75% são pagos pela entidade empregadora e 11% pelo trabalhador. Assim, o montante que deve ser colocado no pedido de reembolso é o correspondente aos 23,75% sobre o vencimento bruto. Na medida em que os subsídios entram os 40% OCS, pressupõe-se que a respetiva taxa contributiva também entre. 

A Segurança social relativa aos duodécimos (dos subsídios) fica associada aos 40% (OCS) e, portanto, não deverá colocar como despesa no template.

Nos 40% deverão ser incluídos custos associados aos postos de trabalho criados que não estão a ser pagos nos custos diretos (remunerações base, TSU), como por exemplo – subsídio férias, subsídio de natal, subsidio de alimentação, medicina trabalho, seguro de acidentes de trabalho,). 

Outros exemplos: PC, secretária, veículo, combustível, computador. 

Num pedido de reembolso de 3 meses, com despesas de 1 PT contratado, o template de despesas deverá conter uma linha para cada mês com o valor de vencimento pago e uma para cada mês com o valor pago à Segurança Social (TSU). No final, deve ser acrescentada uma linha para o movimento respeitante aos 40% OCS – deverá ser feito o cálculo dos 40% do total das despesas imputadas ao reembolso (linhas anteriores). 

Assim, no total deverão constar do template 7 despesas (linhas) – referentes ao vencimento, Seg. Social e OCS 40%. 

O preenchimento do valor fixo de 40% para as outras despesas operacionais e de estrutura, sub-rubrica 12. OCS Taxa Fixa, deverá ser feito no template excel da seguinte forma: 

• Sub-rubrica: 12. OCS 
• Nº documento da despesa: OCS Taxa fixa ou 40% Taxa fixa 
• Nº documento de pagamento: OCS Taxa fixa ou 40% Taxa fixa 
• Fornecedor: NIF do parceiro/ beneficiário – OCS Taxa fixa  
• Descrição das despesas:  OCS relativo a X meses 
• Valor total do documento: colocar o valor dos 40% para o período do PR efetuado  
• % imputação: 100% 

As entidades beneficiárias ficam obrigadas a organizar um processo técnico da operação cofinanciada, sempre atualizado e disponível, de onde constem os documentos comprovativos da execução das ações e dos resultados aprovados, podendo os referidos processos ter suporte digital. 

A informação deve ser colocada periodicamente no dossier, de modo a garantir a organização da mesma e para futuras Verificações Locais e Auditorias. 

A ficha de projeto deve estar preenchida no respetivo site da entidade promotora conforme as regras de comunicação.